Ein Stundenzettel ist ein Werkzeug zur manuellen Aufzeichnung der Arbeitszeit. Er kann in einer Excel-Tabelle oder auf Papier geführt werden und dient zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeit. Der Stundenzettel ist besonders nützlich für Arbeitgeber mit Arbeitnehmern in geringfügiger Beschäftigung oder in bestimmten Branchen wie dem Baugewerbe oder Gaststättengewerbe, wo die tägliche Arbeitszeit dokumentiert werden muss. Mit einer Excel-Vorlage können die Arbeitszeiten einfach eingetragen und automatisch berechnet werden, einschließlich der monatlichen Gesamtarbeitszeit. Es ist auch möglich, die Vorlage auszudrucken oder als PDF zu exportieren, wenn eine handschriftliche Zeiterfassung bevorzugt wird. Bei einer Betriebsprüfung müssen die Stundenzettel vorgelegt werden, daher ist es ratsam, sie aufzubewahren oder digital zu speichern. Für die Richtigkeit der Aufzeichnungen ist der Arbeitgeber verantwortlich.
Welche Funktion hat ein Stundennachweis?
Ein Stundennachweis erfüllt verschiedene Funktionen. Er bietet eine genaue Grundlage für Gehaltsabrechnungen und Rechnungen, wodurch die Lohnabrechnung und Rechnungsstellung vereinfacht werden. Er dient auch als sicheres Beweismaterial zur Nachweisung der Einhaltung der Arbeitszeitgesetze. Der Stundennachweis ermöglicht mehr Flexibilität, indem er die Erfassung von Arbeitsstunden bei Homeoffice und flexiblen Arbeitszeitmodellen ermöglicht. Darüber hinaus ermöglicht er eine bessere Personalplanung, da er eine Übersicht über Urlaubstage, Überstunden und Urlaubsansprüche bietet.
Es ist wichtig zu beachten, dass der Stundennachweis normalerweise keine Kaffeepausen oder Toilettengänge berücksichtigt und der Arbeitsweg in der Regel nicht zur Arbeitszeit zählt. Es ist auch nicht erforderlich, Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers zu sammeln, da der Arbeitgeber für die Richtigkeit der Aufzeichnungen verantwortlich ist. Die dokumentierte Arbeitszeit muss bis spätestens sieben Kalendertage nach dem jeweiligen Arbeitstag festgehalten werden und die ausgefüllten Stundenzettel verbleiben in der Obhut des Arbeitgebers.
Wie schreibt man einen Stundenzettel?
Um einen Stundenzettel zu schreiben, benötigen Sie zunächst eine geeignete Vorlage, die Sie im Ordner des betreffenden Mitarbeiters ablegen. Dies erleichtert die spätere Zuordnung der Aufzeichnungen. Öffnen Sie die Vorlage im entsprechenden Bearbeitungsprogramm und tragen Sie alle relevanten Mitarbeiterdaten ein, einschließlich des Namens und des Kalendermonats. Beginnen Sie dann, die täglichen Arbeitszeiten zu dokumentieren, einschließlich Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Es ist wichtig, alle Spalten zeitnah und sorgfältig auszufüllen, um eine genaue Erfassung zu gewährleisten. Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass die Stundenzettel manipulationssicher gespeichert und gesetzeskonform archiviert werden. Obwohl die Zeiterfassung Aufgabe des Arbeitgebers ist, kann diese auch an die Mitarbeiter delegiert werden. Bei festen Einsatzplänen kann die Arbeitszeit direkt aus dem Plan in den Stundenzettel übernommen werden.
Ist ein Stundenzettel im Handwerk Pflicht?
Ein Stundenzettel im Handwerk ist laut einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2022 Pflicht. Arbeitgeber im Handwerk sind demnach dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Angestellten zu erfassen. Dies ergibt sich direkt aus § 3 Abs.2 Nr.1 ArbSchG. Es ist dem Arbeitgeber selbst überlassen, wie diese Erfassung durchgeführt wird. Eine gängige Methode sind Stundennachweise, die die Arbeitskräfte für geleistete Arbeit gegenzeichnen lassen. Dieses Urteil des BAG folgt dem Beschluss des EUGH aus dem Jahr 2019, wonach alle EU-Mitgliedsstaaten verpflichtet sind, eine Arbeitszeiterfassung zu führen. Ein Stundenzettel im Handwerk dient nicht nur der rechtlichen Absicherung, sondern auch der Transparenz gegenüber den Auftraggebern und kann Streitigkeiten bei der Abrechnung vermeiden. Es ist also sowohl im Interesse der Arbeitgeber als auch der Auftraggeber, eine genaue Arbeitszeiterfassung zu führen.
Lassen sich die Digitalen Stundenzettel und die Mobile Zeiterfassung kombinieren?
Die Digitalen Stundenzettel und die Mobile Zeiterfassung lassen sich nicht nur kombinieren, sondern sie ergänzen sich sogar optimal. Ein Bauleiter kann zum Beispiel seine eigenen Arbeitszeiten direkt mitschreiben und später die Arbeitszeiten seiner Kollegen nachträglich buchen. Dabei ist für beide Methoden das Modul Stundenmitschreibung notwendig, um die mobil erfassten Arbeitszeiten an die WinWorker Software zu übergeben. Bei der Digitalen Stundenzettel-Methode schreibt nur ein Verantwortlicher die Arbeits- und Pausenzeiten seiner Kollegen auf das Projekt, wobei die Zeiten für das ganze Team, für mehrere oder für einzelne Mitarbeiter gebucht werden können. Alle erfassten Daten werden am Ende des Tages direkt an das Büro gesendet. Bei der Mobilen Zeiterfassung hingegen erfasst jeder Mitarbeiter seine Zeiten selbst auf seinem Smartphone, die dann ebenfalls digital dokumentiert und für die Nachkalkulation der Projekte genutzt werden.
Müssen Überstunden erfasst werden?
Ja, Überstunden müssen gemäß § 16 ArbZG erfasst werden. Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, die Arbeitszeit, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht, aufzuzeichnen und eine Liste der Arbeitnehmer zu führen, die einer solchen Verlängerung zugestimmt haben. Der Stundennachweis hat mehrere Funktionen, darunter eine einfachere Lohnabrechnung und Rechnungsstellung, das Bereitstellen von Beweismaterialien zur Einhaltung der Arbeitszeitgesetze, mehr Flexibilität durch die Möglichkeit der Erfassung von Arbeitsstunden bei Homeoffice und flexiblen Arbeitszeitmodellen sowie eine bessere Planung durch eine Übersicht über Urlaubstage, Überstunden und Urlaubsansprüche. Es ist nicht erforderlich, Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers zu sammeln, da der Arbeitgeber für die Richtigkeit der Aufzeichnungen verantwortlich ist. Die dokumentierte Arbeitszeit muss bis spätestens sieben Kalendertage nach dem jeweiligen Arbeitstag festgehalten werden. Die ausgefüllten Stundenzettel sollten bei einer Überprüfung durch die Zollbehörden leicht zugänglich sein.
